Dataskyddsbeskrivning

Vestellis dataskyddsbeskrivning

Vi publicerar vår dataskyddsklausul på denna sida 25.5.2018

– kombinerat registerutdrag och informationsdokument

Personuppgiftslagen (523/1999) 10 och 24 §

Från och med 6.11.2017

1. REGISTERFÖRARE

Vestelli Ab (nedan Vestelli)

Tonttukaari 9, 10160 Degerby

Telefon: växel 010 232 7220 (lpm/lsa)

2. KONTAKTPERSON FÖR REGISTERÄRENDEN

Verkställande direktör

Tonttukaari 9, 10160 Degerby

Telefon: växel 010 232 7220 (lpm/lsa)

3. REGISTRETS NAMN

Vestellis kundregister

4. SYFTEN MED BEHANDLINGEN AV PERSONUPPGIFTER

Den allmänna förutsättningen för behandling av personuppgifter enligt 8 § personuppgiftslagen är kundrelation, kundens samtycke, uppdrag som kunden gett till Vestelli eller genomförande av rättigheter och skyldigheter som följer av avtal mellan Vestelli och kunden samt av lagstiftningen.

Syften med användningen av kunduppgifter i Vestellis kundregister är:

Betjäning av kunden och operativ hantering, förvaltning och utveckling av kundrelationen. Hantering av kunduppgifter samt kund- och kontakthistorik. Ordnande av support- och rådgivningstjänster för kunden samt hantering av serviceåtgärder och kvalitetssäkring.

Genomförande samt analys, rapportering, utveckling och personalisering av Vestellis verksamhet, tjänster och betalning. Säkerställande och administration av service- och betalningstransaktioner. Säkerställande av verksamhetens kvalitet och säkerhet.

Analys, prognostisering, gruppering och utveckling av kundrelationer. Forskning och statistiska analyser. Riktning av kund- och marknadskommunikation, utveckling av produkt- och tjänsteutbud samt utveckling och rapportering av affärsverksamhet.

Tillhandahållande och marknadsföring av tjänster samt genomförande och uppföljning av kund- och marknadskommunikation. Behandling, analys och statistikföring av kundfeedback samt resultat från kundenkäter och -undersökningar. Hantering av kommunikations- och kampanjhistorik.

Inspelningar av kundsamtal används för att verifiera servicetransaktioner, säkerställa rättsskyddet för kunder och Vestelli, för utbildningsändamål, för att utveckla servicekvaliteten samt för att förhindra missbruk och av säkerhetsskäl.

5. REGISTRETS DATAINNEHÅLL

Vestellis kundregister innehåller följande uppgifter:

– Kundens grunduppgifter

• Namnuppgifter
• Kontaktuppgifter:
  • Adressuppgifter
  • Telefonnummer
  • E-postadress

– Hemkommunuppgifter

– Övriga demografiska uppgifter om kunden

– Individualiserande identifierare

– Kundens individualiserande identifierare:

• Identifierare som används för riktad marknadsföring

– Uppgifter som hänför sig till kundrelationen

• Kundrelationens början, upphörande, tillstånd och nivåer
• Kundens användning av tjänster och kontakthistorik
• Samtycken och förbud för direktmarknadsföring (se punkt 12)
• Prenumerationer på kund- och servicemeddelanden samt påminnelser
• Personaliserande uppgifter som kunden själv uppgett
• Kundens grupperingsuppgifter samt övriga uppgifter som härletts med hjälp av analys
• Uppgifter från externa informationskällor (se punkt 6)
• Uppgifter om kampanjer och tillhörande uppföljningsuppgifter
• Uppgifter som lämnats i enkäter och undersökningar samt diskussioner
• Inspelningar av kundsamtal
• Uppgifter om kundservicetransaktioner
• Kundfeedback
• Deltagande i Vestellis tävlingar och utlottningar

– Försäljnings- och betalningstransaktionsuppgifter

• Servicetransaktions- och försäljningsuppgifter

Vestelli lagrar endast uppgifter som är nödvändiga för Vestellis verksamhet och för användningsändamålen för uppgifterna, och för vilka det finns lagliga förutsättningar för behandling. Uppgifter som blivit onödiga för användningsändamålen, föråldrade uppgifter eller uppgifter för vilka det inte längre finns grund för behandling, anonymiseras eller förstörs på ett datasäkert sätt.

6. ANONYMISERAD INFORMATION

För att kunna utveckla våra webbtjänster kan vi använda analysverktyg från tredje part. Sådana verktyg är bl.a. Google Analytics och Tawk.to. Insamlingen av uppgifter är automatisk, och uppgifterna anonymiseras i insamlingsskedet. Insamlade uppgifter är bl.a.:

• IP-adress (och lokaliseringsland)
• Användarens aktivitet i webbtjänsten
• Typ av enhet som används
• Typ av webbläsare och språkinställningar
• Referrer-uppgift

Mer information om anonymisering av analys: https://support.google.com/analytics/answer/2763052?hl=en

7. ANVÄNDNING AV ANALYS

Vi använder anonymiserad analys regelbundet för:

• Genomförande och riktning av marknads- och andra undersökningar, analyser och rapporter
• Säkerställande av användbarhet och funktionalitet samt utredning av missbruk
• Affärsplanering samt produktutveckling
• Produktion, underhåll, skydd och utveckling av tjänster
• Personalisering av tjänster och riktad marknadsföring

8. COOKIES OCH ANDRA SPÅRNINGSTEKNIKER

Webbtjänsten innehåller även cookies från tredje parter, såsom mät- och uppföljningstjänster. Tredje parter kan placera cookies på din enhet i samband med användning av webbtjänsterna. Tredje parter kan använda anonymiserad information från cookies för riktad annonsering i andra webbtjänster. Våra webbtjänster kan även innehålla tillägg för sociala medier.

9. DEN REGISTRERADES RÄTTIGHETER

Den registrerade har följande rättigheter, och begäran om att utöva dessa rättigheter ska göras skriftligen och egenhändigt undertecknad, eller personligen till adressen Vestelli Ab, Tonttukaari 9, 10160 Degerby.

Rätt till insyn

Den registrerade kan kontrollera de personuppgifter vi lagrat.

Rätt till rättelse av uppgifter

Den registrerade kan begära rättelse av felaktiga eller bristfälliga uppgifter som gäller honom eller henne.

Rätt att göra invändningar

Den registrerade kan göra invändningar mot behandling av personuppgifter, om han eller hon anser att personuppgifter har behandlats i strid med lagen.

Förbud mot direktmarknadsföring

Den registrerade har rätt att förbjuda användning av uppgifter för direktmarknadsföring.

Rätt till radering

Den registrerade har rätt att begära radering av uppgifter, om behandlingen av uppgifterna inte är nödvändig. Vi behandlar raderingsbegäran, varefter vi antingen raderar uppgifterna eller meddelar en motiverad orsak till varför uppgifterna inte kan raderas.

Det bör noteras att registerföraren kan ha en lagstadgad eller annan rätt att inte radera begärd information. Registerföraren har skyldighet att bevara bokföringsmaterial under den tid som fastställs i bokföringslagen (kapitel 2, 10 §) (10 år). Därför kan material som hänför sig till bokföring inte raderas innan tidsfristen löpt ut.

Återkallande av samtycke

Om behandlingen av personuppgifter som gäller den registrerade endast grundar sig på samtycke, och inte t.ex. på kundrelation eller medlemskap, kan den registrerade återkalla samtycket.

Den registrerade kan klaga på beslutet hos dataombudsmannen

Den registrerade har rätt att kräva att vi begränsar behandlingen av omtvistade uppgifter tills ärendet har avgjorts.

Rätt att klaga

Den registrerade har rätt att göra en anmälan till dataombudsmannen, om han eller hon anser att vi vid behandling av personuppgifter bryter mot gällande dataskyddslagstiftning.

Dataombudsmannens kontaktuppgifter: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

10. REGELMÄSSIGA INFORMATIONSKÄLLOR

Registrets kontakt- och kunduppgifter erhålls från den registrerade när kundrelationen eller den sakliga kontakten uppstår och under dess gång från anmälningar som den registrerade gör till registerföraren. Kunden kan även lämna sina uppgifter via webbformulär. Utöver detta kan personuppgifter samlas in bl.a. från sociala medier som hänför sig till registerförarens verksamhet, där information om den registrerade personen finns tillgänglig.

Anonymiserad information samlas in med hjälp av analysverktyg från tredje parter, såsom Google Analytics och från serveruppgifter.

11. REGELMÄSSIGT UTLÄMNANDE AV UPPGIFTER

Vi har säkerställt att alla våra tjänsteleverantörer följer dataskyddslagstiftningen. Vi lämnar inte ut personuppgifter utanför EU-området, om inte företaget har anslutit sig till Privacy Shield-systemet. Vi använder regelbundet följande tjänsteleverantörer:

Företag	Land	Om utanför EU	Funktion	Uppdaterad
Pipedrive	Estland		CRM-programvara	21.04.2018
Google	USA	Privacy Shield	E-post, analys, annonsering	21.04.2018
Tawk.to	USA	Anonymiserad	Chatttjänst	21.04.2018
Facebook	USA	Privacy Shield	Annonsering	21.04.2018
Zapier	USA	Privacy Shield	Automation	21.04.2018

12. BEHANDLINGENS VARAKTIGHET

• Personuppgifter behandlas i regel så länge som kundrelationen är i kraft
• Från vår marknadsföringslista kan den registrerade avregistrera sig själv via länken i varje marknadsförings-e-postmeddelande vi skickar.
• Anonymiserade uppgifter lagras i 26 månader

13. PERSONUPPGIFTSBITRÄDEN

Kunduppgifter behandlas av personer som sköter kundrelationen eller intressentverksamheten. Även anställda som ansvarar för underhåll av serververksamheten har tillgång till registret. Vi kan även delvis lägga ut behandlingen av personuppgifter på tredje part, varvid vi genom avtalsarrangemang garanterar att personuppgifter behandlas i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning och i övrigt på ett korrekt sätt.

14. ÖVERFÖRING AV UPPGIFTER UTANFÖR EU

Uppgifter överförs regelbundet utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. När uppgifter överförs utanför EU och EES, säkerställer vi en tillräcklig nivå av skydd för personuppgifter bl.a. genom att avtala om frågor som rör konfidentialitet och behandling av personuppgifter på det sätt som lagstiftningen kräver.

15. PRINCIPER FÖR REGISTRETS SKYDD

Endast anställda vid Vestelli Ab har tillgång till registret.
Elektroniskt material:
Endast de anställda som på grund av sitt arbete har rätt att behandla kunduppgifter har rätt att använda systemet som innehåller kunduppgifter och att ändra kunduppgifter. De är bundna av tystnadsplikt. Varje användare har ett eget användarnamn och lösenord till systemet. Uppgifterna samlas in i databaser som skyddas på ett korrekt sätt enligt branschstandarder. Databaserna och deras säkerhetskopior finns i låsta och bevakade utrymmen och endast vissa på förhand namngivna personer har tillgång till uppgifterna. Utöver de situationer som beskrivs i dessa villkor lämnas eller utlämnas uppgifter till utomstående endast på grund av lagstadgad anmälningsskyldighet, såsom på kundens egen begäran eller på en myndighets lagstadgade begäran.
Manuellt material:
Förvaras i låst utrymme och endast berörda personer har tillgång dit.